چه چیزهایی پس از طراحی سایت باید به مشتری تحویل داده شود

پس از اینکه سایت را طراحی و در هاست و دامین مشتری آپلود کردید ، چه مواردی را باید به کارفرمای خودتان تحویل دهید ؟ اول از هرچیزی باید بدانید که یک پروژه موفق باید یک قرارداد درست و اصولی داشته باشد و تمامی موارد لازم ازجمله پرداخت ها ، تحویل اطلاعات سایت ، رنگ سازمانی ، امکانات بخش برنامه نویسی ، سیستم مدیریت محتوا و … دقیقا در قرارداد و پیوست امکانات ، درج شود .

یکی از مهم ترین بندهایی که باید در قرارداد قید شود قسمت مربوط به تحویل اطلاعات سایت یا همان یوزرنیم و پسورد ها به کارفرما است . یکی از موارد بسیار مهم در موضوعات هاست و دامنه این است که دامنه و هاست بنام چه کسی و با مشخصات چه کسی خریداری شده و ثبت گردیده است .

اگر قصد دارید تا اصولی فعالیت کنید ، اساسا باید دامنه و هاست ، نماد اعتماد ، درگاه پرداخت و سایر موارد که نیاز به احراز هویت دارند ، با کدملی ، شماره موبایل و اطالاعات کلی کارفرما تهیه شود ، هرچند که اطلاعات مربوط به حساب های کاربری این وب سایت ها نیز در اختیار مجری پروژه باشد بازهم بهتر است که تمامی ثبت نام ها و احراز هویت‌ها توسط اطلاعات خود کارفرما انجام شود . در اینصورت هم بارهای حقوقی از سمت مجری پروژه برداشته می‌شود و هم اینکه نهایتا نیازی به انتقال مالکیت و دردسرهای همراه آنها نیست .

خب اکنون اینگونه تصور کنیم که کارفرما با رضایت خود و طبق قوانین درج شده در قرارداد ( حتما در قرارداد درج شود که قراردادن اطلاعات حقیقی یا حقوقی و همچنین مدارک مربوط به آنها ، با رضایت کامل کارفرما و جهت تسهیل در امور اجرایی سایت انجام می‌گیرد ) توسط مجری طرح خریداری شده است ، اکنون سایت طراحی شده و روی دامنه و هاست آپلود شده است و اگر طبق شرایط درج شده در قراداد ، تسویه حساب ها یا کارهای لازم جهت ارائه اطلاعات به کارفرما انجام شده است ، باید دید چه مواردی در اختیار کارفرما باید قرار گیرد ؟

نام کاربری و کلمه عبور سایت اصلی و وب سایت های فرعی

مسلما در ابتدا لازم است تا نام کاربری ، پسورد و آدرس صفحه ورود به مدیریت سایت اصلی در اختیار کارفرما قرار گیرد تا کارفرما بتواند محتوای سایت خود را مدیریت کند . منظور از سایت های فرعی نیز ، سایت هایی هستند که از آنها جهت خدماتی همچون خرید هاست و دامنه استفاده می‌کنیم . وب سایت هایی که باید اطلاعات کامل همچون نام کاربری و کلمه عبور و سایر موارد لازم از آنها در اختیار کارفرما قرار گیرد : اطلاعات سایت nic.ir درصورت خرید دامنه ایران ، اطلاعات سایتی که دامنه های غیر از ir از آن خریداری شده است ، اطلاعات سایتی که خدمات میزبانی یا همان هاست از آنجا تهیه شده است ، اطلاعات سایت هایی همچون نماد اعتماد ( درصورتی که برای فروشگاه نماد اعتماد اخذ شود ) اطلاعات سایت ارائه کننده خدمات درگاه بانکی ( درصورت اخذ درگاه واسط یا مستقیم ) و درکل اطلاعات سایر وب سایت هایی که بسته به پروژه ، از آنها برای وب سایت کارفرما خدماتی دریافت شده است .

پس در این مرحله میتوان گفت کارفرما به تمامی بخش های مدیریت هاست ، دامنه ، نماد اعتماد ، درگاه بانکی ، لوگو سامان دهی و … به شکل کامل دسترسی دارد و میتواند درصورت نیاز ، تغییرات مدنظر را داخل آنها انجام دهد و حرفی برای گفتن نیست !

البته دقت کنید که برخی از شرکت ها ضمن نگهداری این اطلاعات نزد خودشان ، با دریافت هزینه اضافی ، این اطلاعات را به کارفرما ارائه می‌کنند که البته این کار درصورت توضیح ندادن در قرارداد ، کاملا خلاف قانون است و کارفرمار میتواند شکایات لازم را انجام داده و پیگیری کند .

لذا همانطور که در ابتدا گفته شد باید هنگام عقد قرارداد دقت کنید که چه مواردی در قرارداد شما درج شده و حین یا پس از انجام کار ، باید چه مواردی را گام به گام پیش برد . معمولا اختلافات زیادی در مرحله تحویل اطلاعات سایت به کارفرما وجود دارد که لذا باید یک قرارداد درست بین کارفرما و مجری تنظیم شود .

برای اینکه این مورد بسیار تمیز و مستند باشد ، میتوان از یک فایل اکسل کمک گرفته و اطلاعات مربوط به هر قسمت را داخل آن وارد کنید تا نهایتا هم خودتان یک نسخه از اطلاعات کارفرما را داشته باشید که درصورت از دست رفتن ، با رعایت تعهد به حفظ امانت ، خدمت او ارائه کنید و هم اینکه تمامی اطلاعات کارفرما در داخل یک فایل به شکل سروسامان دار در دسترس باشد . این کار توسط طراحان سایت حرفه‌ای همیشه انجام می‌شود .

مستندات و آموزش های مروبط به کار با وب سایت

مطمئنا کارفرمای شما بعنوان یک صاحب وب سایت باید توانایی کار با سایت خودش را داشته باشد . این فرآیند بصورت برنامه نویسی نیست و تمامی کارها بصورت وب مستری ( مدیریت ) انجام خواهد شد لذا از این جهت ساده تر است . مجری طرح درصورتی که آموزش هایی از پیش ضبط شده برای سیستم تحویلی را داشته باشد ، میتواند این ویدیو های آموزشی را در اختیار کارفرما قرار دهد و یا اگر سیستم متفاوتی را به کارفرما تحویل داده است ، ویدیوهای آموزشی لازم را برای کارفرما ضبط و تدوین کند .

اما اگر در قرارداد ، آموزش بصورت حضوری درج شده باشد ، لازم است تا در طی جلسات آموزشی لازم ، مجری روش استفاده از سایت تحویلی را آموزش دهد که مجدد تاکید داریم بستگی به قرارداد دارد . درکل کارفرما لازم است تا به نحوه کار وب سایت خود آشنا باشد . که روش ارائه این آموزش ها میتواند ویدیویی ، کتبی و یا شفاهی باشد . آموزش های ویدیویی به این دلیل که همیشه در اختیار شما قرار خواهند گرفت ، زمانی که دچار مشکل شوید میتوانید به سادگی به آنها سرزده و رفع اشکال نمائید .

تاییدیه کتبی و درج تحویل کار در قراداد

این مورد بسیار مهم است چرا که نشان خواهد داد شما پروژه را طبق قرارداد برای کارفرمای خود انجام داده و به شکل کامل به او تحویل داده‌اید . متاسفانه بسیاری از مجریان ، این مورد را درنظر ندارند و اینگونه تصور می‌کنند که با تسویه حساب کلی و راحت شدن خیال خودشان درمورد تحویل سایت کارفرما و بسته شدن حساب کتاب ها ، کار تمام است اما باید به شکل دو طرفه ، در هردو نسخه قرارداد ، ذکر شده و مهر و امضا شود که سایت طبق قرارداد در این تاریخ ( تاریخ تحویل کامل ) طبق تعهد به شکل کامل به همراه تمامی مستندات و موارد لازم برای کارفرما ، تحویل شده است .

پشتیبانی نرم افزاری

یکی از مواردی که پس از تحویل سایت لازم است تا از طرف مجری طرح باتوجه به قرارداد عقد شده انجام شود ، پشتیبانی نرم افزاری است . باتوجه به اینکه شما بعنوان مهندس و مجری طرح ، سایت را به کارفرما تحویل داده‌اید ، باید مدت زمانی را جهت پشتیبانی و جلوگیری از مشکلات احتمالی که باتوجه به بروزرسانی های سیستمی ممکن است اتفاق افتد ، درنظر داشته باشید .

در برخی قراردادها این پشتیبانی فنی و نرم افزاری تا یکسال یا شش ماه رایگان است و بعد از آن لازم است تا قرارداد پشتیبانی با شرکت طراح سایت یا مجری عقد شود .

تهیه یک نسخه پشتیبان اولیه

بعنوان یک طراح سایت ، توجه داشته باشید که اگر پروژه شما پس از تحویل و رفع موارد اولیه  ،آماده به کار شد ، و چند نمونه محتوای اولیه در آن وارد شد ، یک بکاپ اولیه از سایت تهیه کرده و نزد خود نگهداری کنید ، تا اگر به هر دلیلی در آینده اطلاعات کارفرما از دست رفت ، حداقل پروژه اولیه را بتوان روی هاست ریستور کرد . البته می‌توانید با شرکت هاستینگ خودتان قراردادی داشته باشید که با یک هزینه بسیار کم ، باتوجه به میزان حجم اطلاعات ، بصورت روزانه ، هفتگی یا ماهانه ، نسخه های پشتیبان از سایت شما تهیه شود و درصورت بروز هرگونه مشکل احتمالی ، بتوان به آخرین نسخه بکاپ بازگشت .

ادامه ارتباط با مشتری

یک طراح حرفه‌ای همیشه به این موضوع فکر نمی‌کند که سایت را طراحی کرده و در اختیار کارفرما قرار دهد و کار تمام ! هر کارفرما بعنوان یک مشتری نیست بلکه بعنوان چندین مشتری است ! این کارفرما درصورت رضایت از کار شما ممکن است در آینده‌ای نه چندان دور ، درخواست سایت دوم و یا سایت های دیگری را برای دوستان و همکاران خود نماید .

از این جهت سعی داشته باشید تا ارتباط خود را در بازه‌های مختلف با کارفرمای خودتان حفظ نمائید . این ارتباط میتواند بصورت بازدیدهای دوره‌ای از سایت های کارفرماها و ارائه برخی موارد جهت بهبود محتوا یا تجربه کاربری سایت آنها باشد . مطمئن باشید که در صورت پیگیری مشتری های خود ، آنها نیز حرف هایی برای گفتن دارند که میتواند شامل برخی مشکلات احتمالی در سایت و یا امکاناتی باشد که کارفرما قصد انجام آنها را در سایت خود دارد . لذا تداوم ارتباط با مشتری بسیار اهمیت دارد .